Desde hace varios años en Latinoamérica y el resto del mundo, ha tomado fuerza una disciplina denominada Gestión de Procesos de Negocio o BPM por sus siglas en inglés (Business Process Management), que podemos definir como un sistema de gestión de flujos de trabajo enfocado a conseguir la mejora continua de las actividades de una organización mediante la identificación (análisis), descripción, documentación (diseño) y automatización de los procesos, que genera como resultado el aumento de la eficiencia, productividad y agilidad del negocio. Es por ello que nos gustaría hablar sobre los siete factores de éxito para implementar un sistema BPM:

 

1. Contar con la aprobación de Directores

Partiendo de que BPM es una herramienta para Gerentes y Directores, podemos concluir que el primer factor que determina el éxito de un sistema BPM es el compromiso y la motivación de los directores empresariales en la búsqueda del crecimiento organizacional, siendo guía y modelo a seguir por los demás integrantes de la organización, la estimulación y empuje para el desarrollo preciso de la implementación viene de su actitud y manejo proactivo al cambio, a través del re-diseño de los procesos y toma de decisiones de negocio, que estimulen la comunicación, ayudando a los equipos a trabajar juntos para alcanzar altos estándares de desempeño.

 

2. Establecer los objetivos

El establecimiento de los objetivos en un proyecto de BPM es primordial para que la organización alinee sus estrategias; la efectividad en los objetivos radica en dos factores indispensables: uno que sean alcanzables, y otro que se puedan medir, por lo que en el transcurso de la implementación se debe mantener el foco sobre estos aspectos, ya que permitirá mantener el rumbo hacia una culminación efectiva de la implementación.

Desde hace varios años en Latinoamérica y el resto del mundo, ha tomado fuerza una disciplina denominada Gestión de Procesos de Negocio o BPM por sus siglas en inglés (Business Process Management), que podemos definir como un sistema de gestión de flujos de trabajo enfocado a conseguir la mejora continua de las actividades de una organización mediante la identificación (análisis), descripción, documentación (diseño) y automatización de los procesos, que genera como resultado el aumento de la eficiencia, productividad y agilidad del negocio. Es por ello que nos gustaría hablar sobre los siete factores de éxito para implementar un sistema BPM:

 

3.  Gestión del talento humano en la implementación

Otro factor crítico para el éxito de la implementación de la gestión de procesos es el talento humano, aquellos que diariamente interactúan con los sistemas dando forma a los procesos, transformando ideas, gestionando los recursos y agregando valor. El personal debe ser incluido en la implementación del sistema BPM dando así todas las herramientas necesarias para la adaptación (también llamada empowerment), y sobre todo siendo participes activos de todo el proceso de implementación de BPM, ya que al final un buen sistema con una mala ejecución no tendrá ningún sentido ni dará los frutos esperados.  

 

4.  Manejo del cambio

Es muy importante saber que la entrada a un nuevo proyecto de BPM afectará a las personas que día a día vienen desarrollando las tareas de una forma rutinaria, por ello el manejo de cambios es un factor clave; los Gerentes deben ser eficaces en entender este cambio y lograr orientar a la organización por el proceso de transformación y adaptación. Se debe comunicar al personal como este cambio afectará sus hábitos, hay que exponer la necesidad de estos cambios y los beneficios que traerán a la organización.

 

5.  Visión tecnológica  

El siguiente factor importante pero no determinante es la tecnología de la información. Y es que si bien hace años podían frustrar el desempeño de los sistemas que manejan las organizaciones, en la actualidad con un manejo adecuado y una estrategia de distribución eficiente se puede obtener el performance balanceado que facilite las funciones de un sistema de BPM activo, adecuado y funcional.

 

6.  Capacitación

Como parte de la implementación no se debe olvidar la capacitación del personal. Muchas organizaciones llevan una metodología, tienen la aprobación de Dirección y unos objetivos sólidos, sin embargo, al final fracasan en la implementación ¿Por qué? La respuesta es que precisamente toman a la ligera este factor.

La manera más efectiva de institucionalizar el BPM es elegir a usuarios claves de cada área, aquellos colaboradores que tengan aptitudes de liderazgo y compromiso, a ellos se les impartirán capacitaciones y talleres para que conozcan las herramientas a profundidad, una vez preparados, serán ellos quienes tendrán la responsabilidad de transmitir estos conocimientos a sus pares y colaboradores, esto afianzará sus habilidades y permitirá que se conviertan en verdaderos especialistas del sistema.

 

7. Elegir una empresaria de consultoría que te apoye en la implementación

El último factor que te permitirá llevar a una organización a romper con la rutina, a mejorar sus estándares y darle el empuje que tanto quiere y merece, es elegir a la empresa de consultoría que tenga al personal calificado, que guie en la transformación digital que se busca, que maneje desde el inicio la gestión del cambio (también llamada change management) y que se compenetre con el equipo humano para que juntos puedan caminar la senda que los lleve a una nueva y mejor versión de la organización. Un guía que, a través de altos estándares de trabajo, un sistema claro y oportuno, brinde el apoyo para conseguir el éxito de la implementación de BPM y que además contribuya a medir este éxito.

En Laso Consulting tenemos personal altamente calificado para la implementación de sistemas BPM, a través de una metodología confiable, altos estándares de calidad y seguimiento, podemos guiarte en esta transformación digital. Con nuestro sistema de implementación podremos conocer la situación actual de la empresa, conocer las tareas que agregan valor y los cuellos de botella, rediseñar los procesos y automatizar solo aquellas actividades que generen valor a la organización y los clientes.